Datenanalyse in der Revision

Mitarbeiter der agens haben über viele Jahre hinweg positive Erfahrung beim Einsatz von ACL erzielt. Hieraus baut auch diese Partnerschaft - mit ACL stand der agens seit Jahren ein hochprofessionelles Werkzeug mit all seiner Leistungsfähigkeit zur Verfügung. Dies geben wir gerne mit unseren Erfahrungen an die Internen Revisionsabteilungen weiter.

Wie baue ich eine Prüfung mit ACL auf?
Die Datenanalyse geht in der Regel ergänzend einher mit einer prozessorientierten Prüfung. Bei der prozessorientierten Prüfung erfolgt im zu Beginn eine Aufnahme bzw. ein Durchlaufen ("Walkthrough") eines Prozesses. Dabei deckt man zumeist nicht alle Ausnahmen und Details ab, erhält aber ein solides Verständnis über die wesentlichen Kontrollen und Verfahrensweisen.

Mittels ACL können nun die Wirksamkeit einzelner Kontrollen geprüft oder evtl. Abweichungen vom Sollprozess (typische Ausnahmen, manuelle Eingriffe, etc.) anhand der Daten identifiziert werden.

Aus unserer jahrelangen Erfahrung ist hier vorab zu unterscheiden, ob 

• ein genau beschreibbarer Sachverhalt hinterfragt werden soll (z.B. Doppelzahlungen im Schadenfall, Höhe von Blankokrediten, Ausnutzen von Zahlungszielen) oder 
• ein bestimmtes Sachgebiet zu durchleuchten ist (z.B. Beschaffung), ohne im ersten Ansatz bereits konkrete Fragen zu haben.

Im letzteren Fall gilt es, den Datenbestand „zu kneten“, um ein Gefühl dafür zu erhalten und mögliche Fragestellungen sukzessive weiter zu entwickeln. Dabei sortiert man beispielsweise erst einmal die Bestände nach zeitlichen Kriterien oder Betragshöhen (z.B. älteste noch offene Bestellungen, wichtigste Lieferanten) oder bildet Negativabfragen, also Sachverhalte die nicht vorkommen dürfen (z.B. negative Bestände, in der Zukunft bezahlte Verbindlichkeiten).

Typischerweise führt diese Aktivität zu einer Vielzahl von Fragen, die dann ein zu einem besseren Verständnis der Abläufe führen. Dabei werden auch häufig Schwächen in den vorgesehenen Kontrollen aufgezeigt oder Indizien für weitergehende Verdachtsmomente offensichtlich.

Ein weiterer Nutzen des Werkzeuges ist die Stichprobenauswahl. Will man aus den Prüfungsergebnissen einer Stichprobe auf die gesamte Population schließen (mit all den verbundenen mathematisch-stochastischen Problemen), so muss die Stichprobe stochastisch signifikant sein. ACL unterstützt Sie bei der tatsächlich zufälligen Auswahl einer hinreichend großen Stichprobe, was Ihrem Prüfungsergebnis bei Bedarf eine entsprechend "stochastische" Qualität verleiht.

Wie komme ich an die Daten?
Der erste wesentliche Schritt ist, ggf. in Zusammenarbeit mit der IT oder Fachkoordinatoren, die relevanten Datenbestände zu identifizieren (beispielsweise bei der Prüfung der Beschaffung: „Einkaufssystem“). Als nächstes ist zu klären, welche Daten im Detail benötigt werden (Lieferantenname, -nummer ...) und wie die Daten verfügbar sind (in einer Datenbank, in SAP, in Drucklisten/txt-Files,...).

Liegen die angeforderten Daten bereits in einer Druckliste vor, so kann mit Hilfe von ACL diese Liste trotz der eigentlich störenden Formatierung (auch bei Pivot-Tabellen) in einfache Datensätze überführt werden, die dann einfach weiterverarbeitet werden können. Stehen derartige Daten in einem SAP-System, so können diese entweder manuell durch die bekannten Tabellenzugriffe mittels Data-Browser (SE16/SE17, etc.) oder durch im Regelfall eigenentwickelte Programme (sog. "Ledger", quasi Datawarehouses) in eigene Revisionsdateien gedownloaded werden. Höchst komfortabel ist dagegen die direkte Anbindung der ACL-Software an das SAP-System mittels „Link for SAP“-Technologie. Letzteres ist sicherlich die wesentlich kostengünstigere Alternative, wenn regelmäßig und für verschiedene Prüfungen Daten aus den SAP-Systemen herangezogen werden müssen. Derartige zugriffe sind wiederkehrend automatisierbar.

Finden sich die Daten im Unternehmen über mehrere technische Plattformen verteilt, kommen die Server-Lösungen von ACL zum Zuge. Hiermit kann auf Daten von Großrechner, egal in welchen Formaten, oder auf Datenbanken direkt zugegriffen werden. Zudem werden weite Teile der Verarbeitungslogik dann auf die Server ausgelagert, was zu deutlich schnelleren Antwortzeiten führt.

Grundsätzlich ist der Einsatz zu erwägen, wenn:

• es sich um die Auswahl statistisch signifikanter Stichproben handelt 
• die Datenmengen besonders groß sind
• die IT angeforderte Auswertungen erst mit großem Zeitverzug oder zu hohen (Einmal-) Kosten liefern kann
• bei der Prüfungsplanung „Fraud“ als ein wesentliches Risiko ausgemacht wird.

Wie können Sie von unserer Erfahrung profitieren?